لماذا يصرّ مدراء المشاريع في الرياض وفي عموم مناطق المملكة العربية السعودية على اعتبار نظام إدارة المشاريع عاملاً رئيسياً من عوامل النجاح؟
سؤال يدعونا للبحث في أهمية هذا النظام في عصر تسيطر فيه تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات على كل مفاصل الأعمال.
إدارة المشاريع
إدارة المشاريع، علم وفن، هي علم لأنها ترتكز على المناهج العملية والنظريات والدراسات والأبحاث الجديدة، وهي فن لأن الخبرة والإبداع والمهارة عناصر أساسية في نجاحها.
إدارة المشروع في المملكة العربية السعودية، تعني إدارة مجموعة من العناصر، مثل:
- الخطة العامة للمشروع وتشير إلى خطة المشروع وأهدافه ومتطلباته. فهي الرابط أو خارطة الطريق التي تربط بين الأهداف المراد تحقيقها والميزانية والموارد المُخصصة لتحقيق تلك الأهداف.
- موارد المشروع وتشمل ثلاثة جوانب: الموارد البشرية والمالية والمعدات. إذ ينبغي الحرص على أن تكون الموارد المُخصصة للمشروع كافية لإنجازه قبل وقت التسليم وبالجودة المطلوبة.
- الزمن يجب أن يتم تحديد الجدولة الزمنية لكل المهام، مع تحديد أوقات البدء والتسليم ومتابعة تقدم المشروع.
إدارة هذه العناصر في المملكة العربية السعودية هي عملية معقدة، ويمكن أن تستنزف الكثير من وقت مدير العمل، خصوصًا إن كان المشروع كبيرًا، ويعمل عليه الكثير من الموظفين. ولكل منهم اختصاصاته ومسؤولياته ومهامه التي ينبغي أن تُنفّذ بالتوازي، لتحقيق الهدف النهائي للمشروع.
أهمية إدارة المشاريع
تكمن أهمية إدارة المشاريع في مدى ارتباطها بالهدف، وقدرتها على تمثل هذا الهدف في مناهجها وإجراءاتها، وبالتالي ضمانة الوصول إلى الطموح، وتحقيق الإنجازات التي وجد المشروع من أجلها، وتجاوز كل العقبات التي تواجه العمل.
إدارة المشروع في المملكة العربية السعودية هي إدارة للميزانية والجدول الزمني وأساليب العمل واستقرارها وإدارة موارد المشروع ونفقاته، ومواجهة التهديدات والمخاطر بالاعتماد على البيانات والوقائع اليومية.
القيادة والتنظيم
تعني إدارة المشاريع في المملكة العربية السعودية، وضع قواعد وأساسيات ومهام وخطط مدروسة ومحكمة للسير عليها، تتفق عليها كوادر العمل، وتتعاون على تحمل المسؤولية في تنفيذها، وعلى آليات إدارة الأفكار، المتفقة والمختلفة، وصياغة القواسم المشتركة، ومتابعة المهام وتقويم النتائج ووضع البدائل للمهام التي تتعثر.
أسباب تعثر العمل في إدارة المشروع
- عدم وضوح أهداف المشروع
- عدم كفاية موارد التخطيط
- اعتماد جدول زمني غير واقعي
- ميزانية غير كافية
- ضعف التخطيط وتجنب المخاطرة
- غياب ضوابط عمليات التغيير
- غياب معايير العمل
- ضعف مستوى المتابعة والتقويم
هذه الأسباب تؤكد أن الأساليب التقليدية لم تعد كافية لإدارة المشروع، ولا بد لمدير المشروع في المملكة العربية السعودية من تسخير مخرجات التكنولوجيا الحديثة في إدارة المشاريع، وعلى رأسها نظم المعلومات.
لقد ظهرت أدوات خاصة بإدارة المشاريع لمساعدة المدراء على إدارة عناصر المشروع، وهي مرافقة دائمة لمدراء المشاريع في المملكة العربية السعودية، والغرض الرئيسي منها هو مساعدة فريق العمل على التخطيط للمشروع، وضمان سلاسة سير العمل، وتعقب التقدم في إنجاز المهام. مع الأخذ في الحسبان الموارد المخصصة للمشروع وبالإضافة إلى ذلك، فهي تيسّر وتسهل إدارة العديد من المشاريع في الوقت نفسه.
فوائد نظم المعلومات لمدراء المشاريع في المملكة العربية السعودية
- المساعدة على التخطيط للمشروع
- وضع جدول زمني للتنفيذ
- تسهيل التعاون والتنسيق
- تقوية التواصل بين أعضاء فريق العمل
- جمع الملفات والوثائق في قاعدة بيانات واحدة
- تتبع أداء تنفيذ المشروع
- ترسيخ الشفافية والوضوح
- توفير المال
- إدارة الوقت
- تخصيص الموارد
- الوصول إلى مستويات الإنجاز في الوقت الحقيقي
- إدارة اتخاذ القرار
مدير المشروع الناجح في المملكة العربية السعودية يعتمد نظام إدارة المشاريع الأكثر تميزاً، والذي يوفر له كل متطلبات الأمان بفضل خبرات شركة الحلول الواقعية، التي أنجزته باعتماد أفضل المعايير العالمية، ليلبي حاجات مدراء المشاريع، على الوجه الأمثل.