نموذج تسجيل و إدارة بيانات الزوار

يمكن لنموذج تسجيل و إدارة بيانات الزوار من شركة الحلول الواقعية في السعودية تحسين تجربة شركاء الأعمال والعملاء والمتقدمين والضيوف الآخرين.

بالإضافة الى التتبع الدقيق للزائرين الذي يعد جزءاً مهماً من أي نظام للتحكم في الوصول المادي.

إن معرفة من زار منشأتك ومتى لم يعد أمراً مهماً لبناء الأمن فحسب ، بل أصبح أيضاً جزءاً مهماً من المتطلبات التنظيمية للمؤسسات من مختلف الأنواع ويمكن أن يكون ذا قيمة كبيرة في حالات الطوارئ.

ما هي إدارة الزوار؟

في أبسط صيغة لها، تقوم أنظمة إدارة الزوار بجمع وتتبع المعلومات حول وصول الزوار واستخدام المرافق.

عادة ما تكون أنظمة إدارة الزوار جزءاً لا يتجزأ من برنامج التحكم في الوصول المادي الشامل للمؤسسة ، وتستخدم لمراقبة وإدارة وصول الأشخاص إلى مباني المنشأة.

أنواع أنظمة إدارة الزوار

في الممارسة العملية ، يمكن أن يتخذ نظام إدارة الزوار عدة أشكال.

أنظمة إدارة الزوار التقليدية

يعد مجلد تسجيل الدخول في مكتب الاستقبال أو أي نوع مشابه من نظام إدارة الزوار بالقلم والورق هو الأسلوب الأكثر شهرة وتقليدياً.

قد يظل هذا النهج التناظري لإدارة الزوار كافياً لبعض المؤسسات.

لكن إدارة الزائر التقليدية بها مشاكل فهي

• مملة وغير مريحة للزوار
• وتتطلب عمالة مكثفة وعرضة للخطأ البشري
• وهناك مخاطر عالية للاحتيال
• ومن الصعب الحصول على رؤى في الوقت الفعلي أو في حالة وجود مشكلة أمنية ، الطوارئ ، أو تدقيق الامتثال.

نظراً لأن المزيد من المنظمات تتبنى بروتوكولات أمان أكثر تعقيداً في جميع المجالات – بما في ذلك عمليات التحقق من البيانات المخزنة وفحص الموظفين والوثائق القانونية وما إلى ذلك – فإن نظام إدارة الزوار غير المتكامل مع نظام التحكم في الوصول المادي غير كافٍ.

أنظمة إدارة الزوار الرقمية

أصبحت أنظمة إدارة الزوار الرقمية الحديثة أكثر عملية وفعالية من حيث التكلفة

ويمكن أن تقدم فوائد أوسع وأعمق بكثير للأعمال التجارية ، بما يتجاوز التتبع البسيط.

تسجل أنظمة إدارة الزوار وصول الزائر إلى سجل مركزي – وتقدم العديد من الميزات الإضافية للتحقق من الهوية في نقاط الوصول.

يعمل هذا التسجيل الرقمي والتحقق من الهوية على زيادة الأمان بشكل كبير.

كما أنه ينشئ نقطة مركزية حيث تتوفر الرؤية في الوقت الفعلي والوثائق الشاملة لأغراض التحقيق وتدقيق الامتثال.

أنظمة إدارة الزوار المستندة إلى السحابة

مثل العديد من التقنيات الأخرى ، سيتم نقل الجيل التالي من أنظمة إدارة الزوار إلى السحابة.

توفر شركة الحلول الواقعية في السعودية إدارة الزائرين المستندة إلى السحابة في نموذج الخدمة الذي ثبتت كفاءته ويوفر للمؤسسة جميع مزايا نظام إدارة الزوار الرقمي -مع المرونة وقابلية التوسع والأمان وقوة الحوسبة السحابية.

النشر سريع وسهل ، بدون استثمار في الأجهزة الموجودة في الموقع أو التكاليف التشغيلية لإدارة البرنامج.

تستخدم الأنظمة الحديثة والمتطورة المستندة إلى السحابة من شركة الحلول الواقعية محركات تحليل قوية لاكتشاف الحالات الشاذة وتمكين أتمتة سير العمل لزيادة السلامة والكفاءة.

يمكن توسيع كل هذا في الوقت الفعلي حيث تفتح مواقع المكاتب أو تُغلق أو تنتقل أو تتكيف مع احتياجات القوى العاملة المختلطة.

لماذا تعتبر إدارة الزوار مهمة

يعد نظام إدارة الزوار مهماً لثلاثة أسباب رئيسية: الأمان والامتثال وتجربة الزائر.

الأمان

يوفر نظام إدارة الزوار من شركة الحلول الواقعية في المملكة العربية السعودية سجلاً مفصلاً لوصول الزوار إلى منشآتك ، بما في ذلك معلومات مفصلة حول الغرف التي يمكنهم الوصول إليها.

تعد رؤية الزائر هذه جزءاً أساسياً من برنامج شامل للتحكم في الوصول المادي أو لأمن المبنى.

إنه يمكّن المنظمة من التحقيق في خرق أمني أو مشكلة أخرى والاستجابة بسرعة في حالة الطوارئ الأمنية.

الامتثال

بالإضافة إلى الأسباب الأمنية ذات الدوافع الداخلية التي تختار المؤسسات تنفيذ نظام إدارة الزوار ، فإن متطلبات الامتثال تدمج بشكل متزايد أحكام إدارة الزوار.

على سبيل المثال ، تتطلب العديد من لوائح الصناعة الإبلاغ عن من لديه حق الوصول إلى البيانات الحساسة.

في حالة السجلات الورقية ، قد يؤثر ذلك أيضًا على أولئك الذين لديهم وصول فعلي. قد تتطلب إدارة الزوار كخدمة من الزوار ملء المستندات المطلوبة قبل زيارتهم ، على سبيل المثال ب- اتفاقية سرية.

يمكن أن يساعد نظام إدارة الزوار أيضاً في الامتثال للوائح الصحة العامة ، على سبيل المثال على سبيل المثال ، تتبع الاتصال لحالات COVID-19.

تجربة الزائر

على الرغم من أن لدى المؤسسات أسباباً (ومتطلبات) وجيهة لمراقبة وصول الزائرين ، إلا أنها لا تريد أيضاً أن يشعر الزوار بالمضايقة أو عدم الترحيب.

يوفر نظام إدارة الزائر من شركة الحلول الواقعية في الرياض ميزات الأمان والامتثال لاحتياجات العمل أثناء إنشاء تجربة زائر سلسة.

فيما يلي بعض الميزات التي يوفرها النظام من شركة الحلول الواقعية لضمان تجربة زائر ممتازة

سهولة التسجيل المسبق

قبل الوصول ، سيتلقى الزائر بريداً إلكترونياً يحتوي على معلومات أساسية حول زيارته ، بالإضافة إلى رمز الاستجابة السريعة لبدء عملية تسجيل الوصول في الموقع عند الوصول.

تسجيل وصول مبسط

عند وصول الزائر ، يقوم بمسح رمز الاستجابة السريعة ضوئياً لتسجيل الدخول تلقائياً أو اتباع تعليمات بسيطة في كشك iPad. عملية تسجيل الوصول بأكملها سريعة وبدون تلامس.

طباعة البادج أو إصدار بطاقات دخول

يمكن للزوار المدرجين في قائمة الأحداث طباعة بطاقة التعريف مباشرة في الكشك.

إذا وصل زائر مبكراً في الحدث ، فيمكنه “التسجيل المسبق” (إذا تم تمكين الخيار) ولا يزال بإمكانه الحصول على تصريح.

لا يزال بإمكان الزوار الذين تأخروا عن الحدث تسجيل الوصول واستلام البادج الخاص بهم.

إشعار مضيف

عند اكتمال تسجيل وصول الزائر ، سيتلقى المضيف إشعاراً عبر الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني ، لذلك لا يتعين على أي طرف الانتظار.